Hubspot kontakte

HubSpot Kontakte sind das Herzstück deines CRM-Systems und bilden die Grundlage für alle deine Marketing-, Vertriebs- und Serviceaktivitäten. Wenn du verstehst, wie man Kontakte in HubSpot optimal verwaltet, importiert, segmentiert und nutzt, kannst du deine Kundenbeziehungen erheblich verbessern und letztendlich deinen Umsatz steigern. Es geht darum, jede Interaktion mit deinen potenziellen und bestehenden Kunden zu erfassen, zu organisieren und nutzbar zu machen, um personalisierte Erlebnisse zu schaffen und Geschäftsziele effizienter zu erreichen. Im Kern ist die Kontaktverwaltung in HubSpot ein mächtiges Tool, das dir hilft, den Überblick über deine Leads und Kunden zu behalten, ihre Reisen zu verstehen und sie auf jeder Stufe ihres Lebenszyklus gezielt anzusprechen.

Kontakte in HubSpot verstehen: Mehr als nur eine Liste

Kontakte in HubSpot sind weit mehr als bloße Einträge in einer Datenbank; sie sind dynamische Profile, die die gesamte Historie deiner Interaktionen mit Einzelpersonen abbilden. Jedes Kontaktprofil sammelt Daten aus verschiedenen Quellen – von E-Mail-Öffnungen über Website-Besuche bis hin zu Anrufen und Notizen. Diese Fülle an Informationen ermöglicht es dir, ein tiefes Verständnis für jeden einzelnen Kontakt zu entwickeln und deine Strategien entsprechend anzupassen. Es ist diese 360-Grad-Ansicht, die HubSpot so leistungsfähig macht.

Was ist ein Kontakt in HubSpot?

Ein Kontakt in HubSpot repräsentiert eine individuelle Person, die mit deinem Unternehmen interagiert hat oder potenziell interagieren könnte. Dies kann ein Website-Besucher, ein Lead, ein bestehender Kunde oder auch ein ehemaliger Kunde sein. Jedes Kontaktprofil ist ein zentraler Datenspeicher, der alle relevanten Informationen über diese Person konsolidiert. Dazu gehören grundlegende Details wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, aber auch eine Fülle von Verhaltensdaten.

• Grundlegende Kontaktinformationen: Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position, Unternehmen und geografischer Standort. Diese Daten bilden die Basis jedes Kontaktprofils.
• Verhaltensdaten: HubSpot erfasst automatisch Interaktionen wie Website-Besuche, Seitenaufrufe, Formularübermittlungen, E-Mail-Öffnungen und Klicks. Diese Daten geben Aufschluss über die Interessen und die Engagement-Stufe eines Kontakts.
• Kommunikationshistorie: Jeder Anruf, jede E-Mail und jede Notiz, die du oder dein Team mit einem Kontakt geteilt hat, wird im Profil gespeichert. Dies stellt sicher, dass jeder im Team den Kontext vergangener Gespräche kennt.
• Zugehörigkeit zu Unternehmen und Deals: Kontakte können Unternehmen zugeordnet werden, was besonders wichtig für B2B-Unternehmen ist. Außerdem können sie mit Deals verknüpft werden, um den Fortschritt im Vertriebsprozess zu verfolgen.

Warum ist die Kontaktverwaltung in HubSpot so wichtig?

Eine effektive Kontaktverwaltung ist entscheidend für den Erfolg deiner Marketing-, Vertriebs- und Serviceinitiativen. Sie ermöglicht es dir, personalisierte Erlebnisse zu schaffen, die Kundenbindung zu stärken und die Effizienz deines Teams zu steigern. Ohne eine zentrale und gut organisierte Kontaktdatenbank ist es nahezu unmöglich, den Überblick über deine Kundenbeziehungen zu behalten.

• Personalisierung: Mit detaillierten Kontaktprofilen kannst du Marketingbotschaften, Vertriebsangebote und Kundenservice-Interaktionen genau auf die Bedürfnisse und Interessen jedes Einzelnen zuschneiden. Studien zeigen, dass personalisierte Erlebnisse die Konversionsraten um bis zu 20% steigern können.
• Effizienz: Vertriebs- und Serviceteams sparen wertvolle Zeit, da alle relevanten Informationen an einem Ort gebündelt sind. Das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Systemen entfällt, was die Produktivität um bis zu 25% erhöhen kann.
• Bessere Entscheidungen: Die gesammelten Daten ermöglichen es dir, Muster und Trends im Kundenverhalten zu erkennen. Dies unterstützt datengestützte Entscheidungen in allen Geschäftsbereichen, von der Produktentwicklung bis zur Marketingstrategie.
• Skalierbarkeit: Eine gut strukturierte Kontaktdatenbank ist die Grundlage für die Skalierung deiner Geschäftsaktivitäten. Wenn dein Unternehmen wächst, kannst du sicherstellen, dass die Qualität deiner Kundenbeziehungen nicht leidet.

Kontakte in HubSpot erstellen und importieren: Die ersten Schritte

Bevor du die Vorteile der HubSpot-Kontaktverwaltung voll ausschöpfen kannst, müssen deine Kontakte erst einmal im System sein. HubSpot bietet verschiedene flexible Wege, um Kontakte hinzuzufügen – sei es manuell, durch Formularübermittlungen auf deiner Website oder durch den Import bestehender Listen. Die Wahl der Methode hängt von der Herkunft und dem Umfang deiner Kontaktdaten ab.

Customer journey schritte

Manuelle Erstellung einzelner Kontakte

Die manuelle Erstellung ist ideal für den Fall, dass du eine geringe Anzahl neuer Kontakte hinzufügen möchtest, etwa nach einem persönlichen Gespräch oder einer Visitenkarten-Sammlung. Es ermöglicht eine präzise Eingabe der Daten und das sofortige Hinzufügen spezifischer Details.

• Schritt-für-Schritt-Anleitung:
  1. Navigiere in deinem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
  2. Klicke oben rechts auf Kontakt erstellen.
  3. Gib die erforderlichen Informationen in die entsprechenden Felder ein (z. B. E-Mail, Vorname, Nachname). Die E-Mail-Adresse ist dabei in der Regel ein Pflichtfeld und dient als primärer Schlüssel zur Identifizierung des Kontakts.
  4. Füge weitere relevante Eigenschaften hinzu, die du bereits kennst, wie Telefonnummer, Unternehmen oder Lebenszyklusphase.
  5. Klicke auf Kontakt erstellen, um den Vorgang abzuschließen.
• Vorteile: Volle Kontrolle über die eingegebenen Daten, sofortige Verfügbarkeit im System, ideal für kleinere Ergänzungen oder spezifische Leads.
• Best Practices: Trage so viele Informationen wie möglich ein, um ein vollständiges Profil zu gewährleisten. Weisen Sie den Kontakt bei der Erstellung einem zuständigen Mitarbeiter zu, falls dies relevant ist.

Importieren von Kontakten über CSV-Dateien

Der CSV-Import ist die effizienteste Methode, um eine große Anzahl bestehender Kontakte auf einmal in HubSpot zu übertragen. Dies ist besonders nützlich, wenn du von einem anderen CRM-System wechselst, eine Messe-Liste importieren möchtest oder eine bestehende E-Mail-Liste migrierst.

• Vorbereitung der CSV-Datei:
  • Stelle sicher, dass jede Spalte in deiner CSV-Datei einen klaren Header hat (z. B. „E-Mail“, „Vorname“, „Nachname“, „Telefonnummer“).
  • Die E-Mail-Adresse sollte in einer separaten Spalte enthalten sein und ist für jeden Kontakt eindeutig.
  • Überprüfe die Daten auf Konsistenz und Formatfehler (z. B. Datumsformate, Zahlenformate). HubSpot kann dir bei der Zuordnung helfen, aber saubere Daten im Voraus sparen Zeit.
  • Beispiel: Eine typische CSV-Datei könnte so aussehen:

    "E-Mail","Vorname","Nachname","Unternehmen","Telefon"
    "[email protected]","Max","Mustermann","Muster GmbH","0123456789"
    "[email protected]","Anna","Schmidt","Beispiel AG","0987654321"
    

• Import-Prozess in HubSpot:
  1. Navigiere zu Kontakte > Kontakte.
  2. Klicke oben rechts auf Importieren.
  3. Wähle Datei von Computer starten und dann Eine Datei.
  4. Lade deine vorbereitete CSV-Datei hoch.
  5. Ordne die Spalten deiner CSV-Datei den entsprechenden HubSpot-Eigenschaften zu. HubSpot versucht, dies automatisch zu tun, aber überprüfe die Zuordnung sorgfältig. Du kannst auch neue Eigenschaften erstellen, falls nötig.
  6. Konfiguriere Importoptionen, z. B. ob neue Kontakte erstellt, bestehende aktualisiert oder beides geschehen soll. Setze das Opt-in-Feld für E-Mail-Marketing entsprechend den DSGVO-Richtlinien.
  7. Überprüfe die Importdetails und starte den Import.
• Wichtige Überlegungen:
  • DSGVO-Konformität: Stelle sicher, dass du die explizite Einwilligung (Opt-in) für jeden Kontakt hast, den du importierst, insbesondere wenn du beabsichtigst, Marketing-E-Mails zu versenden. Ohne diese Einwilligung riskierst du rechtliche Probleme und eine schlechte Absenderreputation.
  • Duplikate: HubSpot verfügt über eine Duplikaterkennung basierend auf der E-Mail-Adresse. Bei Importen kannst du wählen, ob du vorhandene Kontakte aktualisieren oder überspringen möchtest.
  • Fehlerbehandlung: Wenn Fehler auftreten, bietet HubSpot detaillierte Berichte, die dir helfen, die Ursache zu finden und zu beheben.

Kontakte über Formulare und APIs gewinnen

Die Integration von HubSpot-Formularen auf deiner Website ist eine der effektivsten Methoden, um neue Kontakte organisch zu generieren. Jede Formularübermittlung erstellt automatisch einen neuen Kontakt in deinem HubSpot-CRM. Auch über die HubSpot API können Kontakte aus anderen Systemen automatisiert übermittelt werden.

• HubSpot-Formulare:
  • Erstelle Formulare direkt in HubSpot (z. B. für Newsletter-Anmeldung, Kontaktanfragen, Downloads).
  • Bette diese Formulare auf deiner Website ein.
  • Jede Übermittlung füllt automatisch ein neues Kontaktprofil mit den vom Nutzer bereitgestellten Informationen. Du kannst auch versteckte Felder verwenden, um zusätzliche Daten (z. B. die Quelle des Leads) automatisch zu erfassen.
  • Stelle sicher, dass deine Formulare ein Feld für die Zustimmung zum Datenschutz enthalten (Opt-in-Checkbox) und verknüpfe dieses mit der rechtlichen Grundlage für die Datenverarbeitung in HubSpot.
• API-Integrationen:
  • Für fortgeschrittene Anwendungsfälle oder die Integration mit anderen spezifischen Systemen kannst du die HubSpot API nutzen, um Kontakte programmatisch zu erstellen oder zu aktualisieren. Dies erfordert technische Kenntnisse.
  • Viele Drittanbieter-Tools (z. B. Event-Management-Plattformen, E-Commerce-Systeme) bieten auch direkte Integrationen an, die über die API funktionieren und Daten automatisch an HubSpot senden.

Durch die Kombination dieser Methoden – manuelle Eingabe für Einzelfälle, Import für große Datenmengen und Formulare/APIs für die kontinuierliche Neugewinnung – kannst du sicherstellen, dass alle deine Kontakte zentral und aktuell in HubSpot verwaltet werden. Gesprächsnotizen

Kontaktinformationen verwalten und anpassen: Eigenschaften und Personalisierung

Die Stärke von HubSpot liegt in der Möglichkeit, Kontaktinformationen detailliert zu verwalten und an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen. Dies geschieht hauptsächlich über sogenannte „Kontakteigenschaften“, die dir erlauben, relevante Daten zu speichern und für Segmentierung, Personalisierung und Automatisierung zu nutzen.

Grundlegende und benutzerdefinierte Kontakteigenschaften

Kontakteigenschaften sind die Felder, in denen du Informationen über deine Kontakte speicherst. HubSpot kommt mit einer Vielzahl von Standardeigenschaften, die für die meisten Unternehmen ausreichen. Du hast jedoch auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Eigenschaften zu erstellen, um spezifische Daten zu erfassen, die für dein Geschäftsmodell einzigartig sind.

• Standardeigenschaften:
  • HubSpot bietet über 200 vordefinierte Eigenschaften, darunter:
    • E-Mail
    • Vorname, Nachname
    • Telefonnummer
    • Lebenszyklusphase (Lead, Marketing Qualified Lead, Sales Qualified Lead, Kunde, Evangelist, Sonstiges)
    • Lead-Status
    • Zuständige Person (Vertrieb)
    • Letzte Aktivität
    • Anzahl der Website-Besuche
    • Originale Quelle (Organische Suche, Direkter Traffic, Social Media etc.)
  • Diese Eigenschaften sind in der Regel die Basis für die meisten Berichte und Automatisierungen.
• Benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen:
  • Wann benötigst du benutzerdefinierte Eigenschaften? Wenn du Informationen speichern möchtest, die nicht von den Standardeigenschaften abgedeckt werden, z. B. Branche, Bevorzugtes Produkt, Sprache, Kunden-ID aus einem anderen System oder Konferenzteilnehmer-Status.
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung:
    1. Navigiere zu Einstellungen (Zahnrad-Symbol oben rechts).
    2. Wähle im linken Menü Eigenschaften.
    3. Klicke auf Eigenschaft erstellen.
    4. Wähle das Objekt Kontakte und gib eine Gruppe (z. B. „Kontaktinformationen“, „Marketing-Daten“) und eine Bezeichnung (den Namen, der im UI angezeigt wird) ein.
    5. Wähle den Feldtyp (z. B. „Einzeiliger Text“, „Mehrzeiliger Text“, „Dropdown-Auswahl“, „Zahl“, „Datumsauswahl“, „Kontrollkästchen“).
    6. Konfiguriere bei Bedarf Optionen (z. B. Dropdown-Werte, Standardwerte).
    7. Klicke auf Erstellen.
  • Best Practices:
    • Benenne Eigenschaften klar und konsistent: Verwende Namen, die für jeden im Team verständlich sind.
    • Wähle den richtigen Feldtyp: Dies ist entscheidend für die Datenqualität und die spätere Nutzung in Filtern und Berichten. Ein Dropdown-Feld ist besser als ein Textfeld, wenn du nur eine begrenzte Anzahl vordefinierter Optionen hast (z. B. „Branche“).
    • Vermeide überflüssige Eigenschaften: Jede Eigenschaft erhöht die Komplexität. Erstelle nur, was wirklich benötigt wird.

Datenpflege und -bereinigung

Regelmäßige Datenpflege ist entscheidend für die Qualität und Nutzbarkeit deiner Kontaktdaten. Veraltete, inkonsistente oder doppelte Daten können zu falschen Marketingbotschaften, ineffizienten Vertriebsprozessen und schlechten Analysen führen.

• Duplikate zusammenführen:
  • HubSpot identifiziert automatisch potenzielle Duplikate basierend auf E-Mail-Adressen.
  • Du kannst Duplikate manuell überprüfen und zusammenführen, indem du zu Kontakte > Duplikate navigierst.
  • Beim Zusammenführen werden die Daten aus beiden Kontakten in einem Master-Kontakt zusammengeführt. Du kannst wählen, welche Informationen beibehalten werden sollen, wenn es Konflikte gibt.
• Veraltete Daten aktualisieren:
  • Richte Prozesse ein, um Kontaktdaten regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, z. B. nach einem bestimmten Zeitraum der Inaktivität oder wenn E-Mails bouncen.
  • Nutze Formulare mit voreingefüllten Feldern oder progressive Profiling, um Kontakte zur Aktualisierung ihrer eigenen Daten zu ermutigen.
  • Sales- und Service-Teams sollten angehalten werden, Kontaktprofile nach jeder Interaktion zu aktualisieren.
• Daten anreichern:
  • HubSpot versucht automatisch, öffentliche Informationen über Unternehmen und Kontakte (z. B. Website, Branche) anzureichern.
  • Du kannst auch Integrationen mit Datenanreicherungsdiensten (z. B. Clearbit) nutzen, um Kontaktprofile automatisch mit zusätzlichen Daten zu füllen.

Personalisierung in E-Mails und Landing Pages

Die genaue Verwaltung deiner Kontakteigenschaften ist die Voraussetzung für eine effektive Personalisierung. HubSpot ermöglicht es dir, diese Eigenschaften dynamisch in deine Inhalte einzubetten, um Nachrichten relevanter zu machen. Omnichannel marketing beispiel

• Verwendung von Personalisierungs-Tokens:
  • In Marketing-E-Mails, Landing Pages und Website-Seiten kannst du Personalisierungs-Tokens verwenden, um Kontakt- oder Unternehmenseigenschaften direkt in den Inhalt einzufügen.
  • Beispiele: Hallo {{contact.firstname}}, Ihr Unternehmen, {{company.name}}, hat eine große Chance...
  • Studien zeigen, dass personalisierte E-Mails bis zu 6x höhere Transaktionsraten erzielen können als nicht-personalisierte E-Mails.
• Smart Content:
  • Für fortgeschrittene Personalisierung kannst du Smart Content verwenden. Dies ermöglicht es dir, verschiedene Inhaltsversionen basierend auf den Eigenschaften oder dem Verhalten eines Kontakts anzuzeigen.
  • Beispiel: Ein Website-Besucher aus Deutschland sieht andere Inhalte als ein Besucher aus den USA. Ein Kunde sieht ein anderes Angebot als ein Lead.
• Vorteile der Personalisierung:
  • Erhöhte Relevanz der Kommunikation.
  • Verbesserte Engagement-Raten (Öffnungsraten, Klickraten, Konversionen).
  • Stärkere Kundenbindung und Vertrauen.

Durch eine sorgfältige Verwaltung und Anpassung deiner Kontakteigenschaften schaffst du die Grundlage für eine hochgradig personalisierte und effektive Kommunikation, die sich direkt auf deine Geschäftsziele auswirkt.

Segmentierung von Kontakten: Die Macht der Listen

Die Fähigkeit, deine Kontakte zu segmentieren, ist ein Kernmerkmal von HubSpot und entscheidend für gezieltes Marketing und personalisierte Kommunikation. Anstatt alle Kontakte gleich zu behandeln, erlauben dir Listen, Gruppen von Kontakten basierend auf gemeinsamen Eigenschaften oder Verhaltensweisen zu bilden. Dies ist die Grundlage für Automatisierung, Lead-Nurturing und maßgeschneiderte Kampagnen.

Statische vs. Aktive Listen

HubSpot bietet zwei Haupttypen von Listen, die jeweils für unterschiedliche Anwendungsfälle optimiert sind.

• Statische Listen:
  • Eine statische Liste ist eine fixe Momentaufnahme von Kontakten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Kontakte, die einmal in einer statischen Liste sind, bleiben dort, es sei denn, du entfernst sie manuell. Auch wenn sie später die Kriterien der Liste nicht mehr erfüllen, bleiben sie erhalten.
  • Anwendungsfälle: Ideal für die Erstellung einer Liste von Kontakten für eine einmalige E-Mail-Kampagne, für den Export von Daten, für die Erstellung von Listen von Teilnehmern einer Veranstaltung oder für das manuelle Hinzufügen spezifischer Kontakte.
  • Beispiel: „Teilnehmer Webinar X vom 15.03.2024“, „Kontakte, die manuell zum Vertrieb hinzugefügt wurden“.
• Aktive Listen (Smart Lists):
  • Eine aktive Liste ist eine dynamische Liste, die sich automatisch aktualisiert, wenn Kontakte die festgelegten Kriterien erfüllen oder nicht mehr erfüllen. Kontakte werden automatisch hinzugefügt oder entfernt, sobald sich ihre Eigenschaften oder Verhaltensweisen ändern.
  • Anwendungsfälle: Unverzichtbar für Lead-Nurturing-Workflows, Segmentierung für Marketing-E-Mails (z. B. „Alle Kontakte, die die Preisliste heruntergeladen haben“), Segmentierung für Vertriebs-Follow-ups (z. B. „Alle MQLs, die seit 3 Tagen nicht kontaktiert wurden“), Personalisierung von Website-Inhalten.
  • Beispiel: „Alle Marketing Qualified Leads (MQLs)“, „Kontakte, die unsere Website in den letzten 30 Tagen besucht, aber kein Formular ausgefüllt haben“, „Kunden, die Produkt A gekauft haben“.
  • Vorteile: Automatische Aktualisierung, hohe Effizienz für wiederkehrende Aufgaben, immer aktuelle Segmente.

Erstellung von Listen basierend auf Eigenschaften und Verhalten

Die wahre Macht der Listen in HubSpot liegt in der Flexibilität, mit der du die Kriterien definieren kannst. Du kannst Kontakte basierend auf praktisch jeder Eigenschaft oder jedem erfassten Verhalten segmentieren. Online leadgenerierung

• Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Listenerstellung:
  1. Navigiere zu Kontakte > Listen.
  2. Klicke oben rechts auf Liste erstellen.
  3. Wähle zwischen Aktive Liste oder Statische Liste.
  4. Gib einen aussagekräftigen Namen für deine Liste ein.
  5. Füge die Filterkriterien hinzu:
     • Eigenschaften des Kontakts: z. B. Lebenszyklusphase ist Kunde, Ort ist Deutschland, Branche ist 'Software', Anzahl der Website-Besuche ist größer als 5.
     • Aktivitäten des Kontakts: z. B. E-Mail wurde geöffnet, Formular wurde gesendet, Meeting wurde vereinbart.
     • Website-Aktivitäten: z. B. URL enthält '/pricing', Letzte Seite wurde besucht vor 7 Tagen.
     • Eigenschaften des Unternehmens: z. B. Unternehmensbranche ist 'Fertigung', Mitarbeiterzahl ist größer als 50.
     • Verknüpfte Objekte: z. B. Deal-Status ist 'Geschlossen-gewonnen'.
  6. Du kannst mehrere Kriterien mit UND (alle Kriterien müssen erfüllt sein) oder ODER (mindestens eines der Kriterien muss erfüllt sein) verknüpfen, um komplexe Segmente zu erstellen.
  7. Klicke auf Liste speichern.
• Praktische Beispiele für Listensegmente:
  • Marketing-Engagement: „Kontakte, die in den letzten 90 Tagen 3 oder mehr E-Mails geöffnet haben.“
  • Vertriebs-Qualifizierung: „Kontakte, deren Lebenszyklusphase ‚Marketing Qualified Lead‘ ist UND die in den letzten 7 Tagen eine Demo-Anfrage gesendet haben.“
  • Kunden-Segmentierung: „Kunden, die Produkt X gekauft haben UND deren Abo in den nächsten 30 Tagen ausläuft.“
  • Inaktive Nutzer: „Kontakte, die seit 180 Tagen keine E-Mail geöffnet UND unsere Website nicht besucht haben.“ (Wichtig für Reaktivierungs-Kampagnen oder Listenbereinigung)
  • Website-Verhalten: „Kontakte, die die Preisseite besucht, aber noch kein Formular ausgefüllt haben.“

Anwendung von Listen in Marketing, Vertrieb und Service

Segmentierte Listen sind die Grundlage für personalisierte und automatisierte Prozesse in HubSpot.

• Marketing-E-Mails: Sende gezielte Kampagnen nur an relevante Segmente, was die Öffnungs- und Klickraten erheblich verbessert. Eine Studie von Mailchimp zeigt, dass segmentierte Kampagnen eine um 14.37% höhere Öffnungsrate und eine um 100.95% höhere Klickrate aufweisen als nicht segmentierte Kampagnen.
• Workflows (Automatisierung): Nutze Listen als Starttrigger für automatisierte E-Mail-Sequenzen (Lead-Nurturing), Aufgaben-Erstellung für Vertriebsmitarbeiter oder zur Aktualisierung von Kontakteigenschaften.
• Anzeigen-Zielgruppen: Exportiere Listen, um benutzerdefinierte Zielgruppen in Werbeplattformen wie Facebook Ads oder Google Ads zu erstellen und Retargeting-Kampagnen durchzuführen.
• Vertriebs-Priorisierung: Vertriebsteams können Listen verwenden, um Hot Leads zu identifizieren und zu priorisieren, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
• Service-Personalisierung: Identifiziere Kunden, die möglicherweise Support benötigen, oder segmentiere sie basierend auf Produkten, um spezifische Support-Ressourcen anzubieten.

Die effektive Nutzung von Listen ermöglicht es dir, deine Ressourcen optimal einzusetzen und sicherzustellen, dass die richtige Botschaft die richtige Person zur richtigen Zeit erreicht. Dies führt zu höherer Effizienz und besseren Ergebnissen in allen Bereichen deines Unternehmens.

Integration von Kontakten mit anderen HubSpot-Objekten: Der 360-Grad-Blick

Die wahre Stärke von HubSpot liegt in der Verknüpfung von Kontakten mit anderen Objekten wie Unternehmen, Deals und Tickets. Diese Verknüpfungen schaffen einen umfassenden 360-Grad-Blick auf deine Kundenbeziehungen und ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Marketing, Vertrieb und Service.

Kontakte und Unternehmen

In B2B-Szenarien ist die Verknüpfung von Kontakten mit ihren zugehörigen Unternehmen essenziell. HubSpot ermöglicht es dir, mehrere Kontakte einem einzigen Unternehmen zuzuordnen und umgekehrt. Marketing mix erstellen

• Verknüpfungsprozess:
  • Bei der Erstellung eines Kontakts oder beim Import kannst du das zugehörige Unternehmen angeben. HubSpot versucht, bestehende Unternehmen zuzuordnen oder erstellt bei Bedarf ein neues.
  • Innerhalb eines Kontakt- oder Unternehmensprofils kannst du Kontakte manuell hinzufügen oder entfernen.
  • HubSpot kann auch automatisch Kontakte einem Unternehmen zuordnen, wenn die E-Mail-Domain des Kontakts mit der Unternehmens-Domain übereinstimmt.
• Vorteile der Verknüpfung:
  • Gesamtbild des Accounts: Vertriebsmitarbeiter können auf einen Blick alle Kontakte eines Unternehmens sehen, ihre Rollen und Interaktionen. Dies ist entscheidend für das Account-basierte Marketing und den Key Account Management.
  • Gezielte Kommunikation: Du kannst E-Mails oder Automatisierungen basierend auf Unternehmenseigenschaften (z. B. Branche, Mitarbeiterzahl, Umsatz) an Kontakte senden.
  • Zentrale Datenpflege: Informationen wie Adresse, Telefonnummer oder Branche müssen nur einmal auf Unternehmensebene gepflegt werden und sind dann für alle zugehörigen Kontakte sichtbar.
  • Hierarchische Berichterstattung: Analysiere die Leistung auf Unternehmensebene, z. B. wie viele Deals mit einem bestimmten Unternehmen abgeschlossen wurden oder welche Support-Tickets offen sind.

Kontakte und Deals

Die Verknüpfung von Kontakten mit Deals (Verkaufschancen) ist der Schlüssel zur Verfolgung des Vertriebsfortschritts und zur Umsatzprognose. Jeder Deal kann mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft sein, die an der Kaufentscheidung beteiligt sind.

• Verknüpfungsprozess:
  • Wenn ein Vertriebsmitarbeiter einen neuen Deal erstellt, kann er sofort einen oder mehrere Kontakte zu diesem Deal hinzufügen.
  • Im Kontaktprofil sind alle zugehörigen Deals sichtbar, einschließlich deren Status und Umsatzwert.
• Vorteile der Verknüpfung:
  • Transparenz im Vertriebsprozess: Vertriebsleiter sehen, welche Kontakte an welchem Deal beteiligt sind, und können den Fortschritt verfolgen.
  • Bessere Kommunikation: Das Vertriebsteam weiß, welche Personen für bestimmte Deals relevant sind und kann sie gezielt ansprechen.
  • Umsatzprognose: Die Verknüpfung von Kontakten mit Deals ermöglicht präzise Umsatzprognosen basierend auf der Pipeline und den zugehörigen Kontakten.
  • Reporting: Erstelle Berichte darüber, welche Kontakte zum Abschluss von Deals beitragen und welche Rollen sie dabei spielen.

Kontakte und Tickets (Kundenservice)

Die Integration von Kontakten mit Tickets (Support-Anfragen) ist entscheidend für einen reibungslosen Kundenservice und eine hohe Kundenzufriedenheit. Service-Mitarbeiter können die gesamte Historie eines Kontakts – einschließlich früherer Interaktionen, gekaufter Produkte und Deal-Historie – einsehen, bevor sie auf eine Support-Anfrage antworten.

• Verknüpfungsprozess:
  • Wenn ein Kontakt eine Support-Anfrage über ein Formular, eine E-Mail oder den Chatbot einreicht, wird automatisch ein Ticket erstellt und dem entsprechenden Kontakt zugeordnet.
  • Service-Mitarbeiter können Tickets auch manuell einem Kontakt zuweisen.
• Vorteile der Verknüpfung:
  • Kontextualisierter Support: Service-Mitarbeiter haben sofortigen Zugriff auf die gesamte Kundenhistorie, wodurch sie personalisierten und effizienten Support bieten können. Laut einer Studie von Zendesk sagen 89% der Kunden, dass sie es schätzen, wenn sie nicht alle Informationen wiederholen müssen.
  • Verbesserte Kundenzufriedenheit: Schnellere Lösungszeiten und das Gefühl, verstanden zu werden, führen zu höherer Kundenzufriedenheit.
  • Proaktiver Service: Identifiziere wiederkehrende Probleme bei bestimmten Kontakten oder Unternehmen und biete proaktive Lösungen an.
  • Feedback-Schleife: Service-Daten können an Marketing und Vertrieb zurückgespielt werden, um Produkte, Dienstleistungen und Botschaften zu verbessern.

Aktivitäten und Notizen

Alle Interaktionen mit einem Kontakt – sei es eine E-Mail, ein Anruf, ein Meeting, eine Notiz oder eine Aufgabe – werden im Aktivitätsfeed des Kontaktprofils chronologisch erfasst. Dies schafft eine zentrale und vollständige Historie jeder Kundenbeziehung.

• Automatisches Tracking: HubSpot verfolgt automatisch E-Mail-Öffnungen, Klicks, Website-Besuche und Formularübermittlungen.
• Manuelle Protokollierung: Vertriebs- und Servicemitarbeiter können Anrufe protokollieren, E-Mails von ihrem Posteingang aus protokollieren (mit HubSpot Sales Extension), Meetings planen und Notizen hinzufügen.
• Vorteile:
  • Vollständiger Überblick: Jeder im Team hat Zugriff auf die gesamte Kommunikationshistorie, was Doppelarbeit reduziert und die Konsistenz der Kundeninteraktion sicherstellt.
  • Übergabe leicht gemacht: Wenn ein Lead vom Marketing an den Vertrieb oder ein Kunde vom Vertrieb an den Service übergeben wird, ist der gesamte Kontext sofort verfügbar.
  • Verantwortlichkeit: Klare Nachverfolgung, wer wann mit einem Kontakt interagiert hat.

Die nahtlose Integration von Kontakten mit Unternehmen, Deals, Tickets und Aktivitäten ist das Fundament für ein wirklich integriertes Customer Relationship Management in HubSpot. Sie ermöglicht es deinem gesamten Team, auf einer gemeinsamen Datenbasis zu arbeiten und exzellente Kundenerlebnisse zu liefern.

Kontakte im Sales Hub nutzen: Leads qualifizieren und Deals abschließen

Im HubSpot Sales Hub sind Kontakte das zentrale Element, um den Vertriebsprozess effizient zu gestalten. Von der Lead-Qualifizierung über die Verwaltung von Vertriebsaktivitäten bis hin zum Abschluss von Deals – eine gut gepflegte Kontaktdatenbank ist unerlässlich für den Erfolg deines Vertriebsteams.

Sales email vorlage

Lebenszyklusphasen und Lead-Status

Die korrekte Zuordnung von Lebenszyklusphasen und Lead-Status ist entscheidend für die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb und für die Priorisierung von Leads.

• Lebenszyklusphasen:
  • Dies ist eine Standardeigenschaft in HubSpot, die den Fortschritt eines Kontakts auf seiner Reise mit deinem Unternehmen abbildet.
  • Typische Phasen sind: Abonnent, Lead, Marketing Qualified Lead (MQL), Sales Qualified Lead (SQL), Opportunity, Kunde, Evangelist, Sonstiges.
  • Zweck: Dient der groben Einordnung und Übergabe von Verantwortlichkeiten zwischen Marketing und Vertrieb. Marketing arbeitet an der Pflege von Leads bis zum MQL, Vertrieb übernimmt ab dem SQL oder Opportunity.
  • Automatisierung: Du kannst Workflows einrichten, die die Lebenszyklusphase automatisch aktualisieren, z. B. wenn ein Kontakt ein bestimmtes Formular ausfüllt (MQL) oder von einem Vertriebsmitarbeiter kontaktiert wird (SQL).
• Lead-Status:
  • Dies ist eine weitere wichtige Eigenschaft, die den aktuellen Stand der Vertriebsaktivitäten für einen Lead innerhalb einer Lebenszyklusphase (meist MQL oder SQL) detaillierter beschreibt.
  • Typische Status sind: Neu, Versucht zu kontaktieren, Kontaktiert, In Qualifizierung, Nicht qualifiziert, Termin vereinbart.
  • Zweck: Gibt dem Vertriebsmitarbeiter einen schnellen Überblick über den nächsten Schritt und hilft bei der Priorisierung.
  • Best Practices: Definiere klare Kriterien für jeden Status, damit das gesamte Vertriebsteam die gleiche Sprache spricht.

Aufgaben und Vertriebsaktivitäten

HubSpot ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, ihre täglichen Aufgaben und Interaktionen mit Kontakten effizient zu verwalten und zu protokollieren.

• Aufgaben erstellen:
  • Erstelle Aufgaben direkt im Kontaktprofil, um dich an Follow-ups, Anrufe oder E-Mails zu erinnern.
  • Weise Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zu und setze Fälligkeitsdaten.
  • Beispiel: „Folge Herrn Müller nach 3 Tagen auf die Demo-Anfrage“, „Rufe Frau Meier an, um die Schmerzpunkte zu besprechen“.
• Anrufe protokollieren und tätigen:
  • Protokolliere Anrufe manuell oder tätige Anrufe direkt aus HubSpot über die Integration mit einem VoIP-Anbieter (z. B. Zoom Phone). Die Anrufe werden automatisch im Kontaktprofil protokolliert.
  • Füge Notizen zum Anruf hinzu, um wichtige Informationen festzuhalten.
• E-Mails senden und protokollieren:
  • Sende personalisierte E-Mails direkt aus HubSpot oder nutze die HubSpot Sales Extension für Outlook oder Gmail, um E-Mails aus deinem Posteingang zu senden und automatisch im Kontaktprofil zu protokollieren.
  • Verwende E-Mail-Vorlagen und Snippets, um die Effizienz zu steigern.
  • Verfolge E-Mail-Öffnungen und Klicks in Echtzeit.
• Meetings planen:
  • Nutze den Meeting-Link von HubSpot, um Kontakten eine einfache Möglichkeit zu bieten, Termine in deinem Kalender zu buchen. Diese Termine werden automatisch im Kontaktprofil protokolliert.
• Vorteile:
  • Automatisierte Nachverfolgung: Jede Interaktion wird automatisch im Kontaktprofil erfasst, was eine lückenlose Historie gewährleistet.
  • Erhöhte Produktivität: Schnelle Protokollierung und Planung von Aktivitäten spart dem Vertriebsteam Zeit.
  • Bessere Zusammenarbeit: Jeder im Team hat Zugriff auf den aktuellen Stand der Kundenkommunikation.

Nutzung von Sequenzen und Vorlagen

Für wiederkehrende Vertriebsaktivitäten und Kommunikationsmuster bieten HubSpot-Sequenzen und -Vorlagen enorme Effizienzgewinne.

• Sequenzen (Sequences):
  • Sequenzen sind automatisierte Abfolgen von personalisierten E-Mails und Aufgaben, die darauf abzielen, Leads zu pflegen und zu qualifizieren.
  • Anwendungsfälle: Kaltakquise-Sequenzen, Follow-up-Sequenzen nach einer Demo, Reaktivierungs-Sequenzen für inaktive Leads.
  • Funktionsweise: Du fügst Kontakte zu einer Sequenz hinzu, und HubSpot sendet die E-Mails und erstellt Aufgaben automatisch. Wenn ein Kontakt antwortet oder ein Meeting bucht, wird er automatisch aus der Sequenz entfernt.
  • Vorteile: Skalierbare, personalisierte Outbound-Kommunikation, spart dem Vertriebsmitarbeiter manuelle Arbeit, gewährleistet konsistente Follow-ups.
• Vorlagen (Templates):
  • E-Mail-Vorlagen sind vorgefertigte E-Mails, die du wiederverwenden und mit Personalisierungs-Tokens anpassen kannst.
  • Anwendungsfälle: Antworten auf häufig gestellte Fragen, erste Kontaktaufnahme, Angebotsversand.
  • Vorteile: Einheitliche Markenkommunikation, spart Zeit, kann mit Erfolgsmetriken (Öffnungsraten, Klickraten) versehen werden.
• Snippets:
  • Kurze, wiederverwendbare Textbausteine, die du schnell in E-Mails, Meeting-Notizen oder Chat-Nachrichten einfügen kannst.
  • Vorteile: Schnelle Kommunikation, Konsistenz in der Terminologie.

Durch die konsequente Nutzung dieser Funktionen im Sales Hub können Vertriebsteams effizienter arbeiten, Leads schneller durch den Funnel bewegen und letztendlich mehr Deals abschließen. Der Fokus auf den Kontakt und dessen Journey ist dabei immer zentral. Werbekampagnen

Kontakte im Service Hub nutzen: Exzellenter Kundenservice

Im HubSpot Service Hub stehen Kontakte im Mittelpunkt eines exzellenten Kundenservice. Indem Service-Mitarbeiter Zugriff auf die gesamte Kundenhistorie haben und effiziente Tools zur Verfügung stehen, können sie Anfragen schneller lösen, die Kundenzufriedenheit steigern und die Kundenbindung stärken.

Ticketverwaltung und Kontakt-Historie

Jedes Ticket (Support-Anfrage) ist mit einem Kontakt verknüpft, was es Service-Mitarbeitern ermöglicht, den vollständigen Kontext zu erfassen.

• Verknüpfung von Tickets und Kontakten:
  • Wenn ein Kunde eine Support-Anfrage über E-Mail, Chat oder ein Formular sendet, erstellt HubSpot automatisch ein Ticket und verknüpft es mit dem entsprechenden Kontaktprofil.
  • Im Kontaktprofil sind alle offenen und geschlossenen Tickets des Kontakts sichtbar, zusammen mit der gesamten Kommunikation.
• Zugriff auf die 360-Grad-Ansicht:
  • Während der Bearbeitung eines Tickets haben Service-Mitarbeiter direkten Zugriff auf das vollständige Kontaktprofil. Das beinhaltet:
    • Basisinformationen: Name, E-Mail, Telefon.
    • Unternehmensdetails: Branche, Mitarbeiterzahl, Umsatz.
    • Deal-Historie: Welche Produkte wurden gekauft, welche Deals sind aktuell offen.
    • Marketing-Interaktionen: Welche E-Mails wurden geöffnet, welche Seiten besucht.
    • Frühere Tickets: Historie vergangener Support-Anfragen.
  • Vorteile: Service-Mitarbeiter müssen nicht nach Informationen suchen oder den Kunden bitten, sich zu wiederholen. Dies führt zu schnelleren Lösungszeiten und einem besseren Kundenerlebnis. Eine Studie von Microsoft zeigte, dass 90% der Kunden einen sofortigen Kundenservice erwarten.
  • Beispiel: Ein Kunde ruft wegen eines Problems mit Produkt A an. Der Service-Mitarbeiter sieht sofort im Kontaktprofil, dass der Kunde Produkt A vor 3 Monaten gekauft hat, welche E-Mails er dazu erhalten hat und dass er bereits ein ähnliches Problem vor einem Monat hatte. Dies ermöglicht eine viel gezieltere und schnellere Hilfestellung.

Wissensdatenbank und Live-Chat/Chatbots

HubSpot bietet Tools, die Kunden helfen, sich selbst zu helfen, und Service-Mitarbeitern ermöglichen, effizienter zu arbeiten.

• Wissensdatenbank (Knowledge Base):
  • Erstelle eine umfassende Wissensdatenbank mit Artikeln, FAQs und Anleitungen zu deinen Produkten oder Dienstleistungen.
  • Kontakte können selbst nach Antworten suchen, was die Anzahl der eingehenden Support-Anfragen reduziert.
  • Vorteile: Entlastet dein Support-Team, bietet 24/7-Support für Kunden, verbessert die Self-Service-Möglichkeiten.
  • Integration mit Kontakten: Wenn ein Kunde in der Wissensdatenbank nach einer Lösung sucht und sie nicht findet, kann er direkt von dort ein Ticket erstellen, das automatisch mit seinem Kontaktprofil verknüpft wird.
• Live-Chat und Chatbots:
  • Bette Live-Chat auf deiner Website ein, um Kunden in Echtzeit zu unterstützen. Der Chatverlauf wird automatisch im Kontaktprofil gespeichert.
  • Setze Chatbots ein, um häufig gestellte Fragen zu beantworten, Kontakte zu qualifizieren oder sie an den richtigen Service-Mitarbeiter weiterzuleiten.
  • Vorteile: Sofortige Hilfe für Kunden, Reduzierung von Wartezeiten, Erfassung wertvoller Informationen für das Kontaktprofil.
  • Integration mit Kontakten: Jeder Chat, ob mit einem Live-Agenten oder einem Chatbot, wird mit dem Kontaktprofil verknüpft. Wenn ein neuer Kontakt über den Chat gewonnen wird, wird automatisch ein neues Kontaktprofil erstellt.

Feedback und Umfragen (Customer Feedback)

Die Erfassung von Kundenfeedback ist entscheidend für die Verbesserung deines Service und deiner Produkte. HubSpot ermöglicht dir, Umfragen direkt an Kontakte zu senden und die Ergebnisse in ihren Profilen zu speichern. Hubspot agentur münchen

• Net Promoter Score (NPS), Customer Satisfaction (CSAT), Customer Effort Score (CES):
  • Sende diese standardisierten Umfragen automatisch an deine Kontakte nach bestimmten Interaktionen (z. B. nach dem Abschluss eines Tickets, nach einem Kauf).
  • Die Antworten werden direkt im Kontaktprofil gespeichert, sodass du auf einen Blick die Zufriedenheit jedes einzelnen Kunden sehen kannst.
  • Vorteile: Proaktives Erkennen von Problemen, Identifizierung von Promotoren für Referenzen, Messung der Service-Qualität.
• Benutzerdefinierte Umfragen:
  • Erstelle eigene Umfragen, um spezifisches Feedback zu sammeln.
  • Integration mit Kontakten: Die Antworten werden den entsprechenden Kontakten zugeordnet und können für die Segmentierung und Personalisierung genutzt werden.
• Anwendungsbeispiele:
  • Automatische Umfrage nach dem Abschluss eines Tickets: Wenn ein Kunde eine niedrige CSAT-Bewertung abgibt, kann ein Workflow ausgelöst werden, der automatisch ein neues Ticket erstellt und es einem Service-Mitarbeiter zur Nachverfolgung zuweist.
  • Identifiziere Promotoren (NPS 9-10) in deiner Kontaktliste und bitte sie automatisch um eine Bewertung oder eine Referenz.

Durch die effektive Nutzung des Service Hub und die zentrale Rolle der Kontakte können Unternehmen einen reaktionsschnellen, personalisierten und proaktiven Kundenservice bieten, der nicht nur Probleme löst, sondern auch die Loyalität und den Wert der Kundenbeziehung steigert.

DSGVO-Konformität und Datenschutz bei HubSpot Kontakten

Die Verwaltung von Kontakten in HubSpot erfordert besondere Aufmerksamkeit im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und andere globale Datenschutzgesetze. Als verantwortlicher Datenverarbeiter bist du dafür verantwortlich, dass die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten deiner Kontakte rechtmäßig erfolgt. HubSpot bietet wichtige Funktionen, um dich bei der Einhaltung dieser Vorschriften zu unterstützen.

Einverständnismanagement (Consent Management)

Die DSGVO verlangt eine explizite, informierte und freiwillige Einwilligung (Opt-in) für die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere für Marketingzwecke. HubSpot bietet Tools, um diese Einwilligungen zu erfassen und zu verwalten.

• Opt-in-Felder in Formularen:
  • In HubSpot-Formularen kannst du eine oder mehrere Checkboxen für die Einwilligung hinzufügen, z. B. „Ich stimme der Verarbeitung meiner Daten zu“ oder „Ich möchte Marketing-E-Mails erhalten“.
  • Verknüpfe diese Checkboxen mit den Einwilligungsfeldern in den HubSpot-Einstellungen (Datenschutz und Einwilligung).
  • Der Zeitpunkt und die Art der Einwilligung werden automatisch im Kontaktprofil protokolliert.
  • Wichtigkeit: Ohne eine korrekte Opt-in-Erfassung darfst du in vielen Fällen keine Marketing-Kommunikation an den Kontakt senden.
• Einstellungen für E-Mail-Abonnement-Typen:
  • HubSpot ermöglicht es dir, verschiedene Arten von Marketing-E-Mails zu definieren (z. B. Newsletter, Produkt-Updates, Event-Einladungen).
  • Kontakte können ihre Präferenzen selbst verwalten und sich von bestimmten Abonnement-Typen abmelden, ohne sich vollständig von allen E-Mails abzumelden. Dies fördert die Benutzerkontrolle und reduziert die Abmelderaten.
• DSGVO-Einstellungen in HubSpot:
  • Aktiviere die DSGVO-Funktionen in den globalen HubSpot-Einstellungen. Dies umfasst die Möglichkeit, die Speicherung von IP-Adressen zu anonymisieren, Cookie-Banner zu konfigurieren und das Datenverarbeitungsmodell zu wählen.

Datenzugriffsrechte und Recht auf Vergessenwerden

Die DSGVO gibt Einzelpersonen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten und das Recht, dass ihre Daten gelöscht werden. HubSpot bietet Funktionen, um diese Anfragen zu bearbeiten. Kundenbefragung fragen

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO):
  • Wenn ein Kontakt seine Daten anfordert, kannst du in HubSpot eine Übersicht seiner im Kontaktprofil gespeicherten Daten exportieren.
  • Navigiere zum Kontaktprofil, klicke auf Aktionen und wähle Kontakt exportieren.
• Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden, Art. 17 DSGVO):
  • Wenn ein Kontakt die Löschung seiner Daten verlangt, kannst du das Kontaktprofil in HubSpot unwiderruflich löschen.
  • Navigiere zum Kontaktprofil, klicke auf Aktionen und wähle Löschen. Beachte, dass dies dauerhaft ist und alle zugehörigen Daten (Deals, Tickets) ebenfalls gelöscht werden können oder ihre Verknüpfung verlieren.
  • HubSpot bietet auch eine „dauerhaft löschen“-Funktion, die sicherstellt, dass die Daten aus den Backups entfernt werden.
  • Alternativ: Anonymisieren: In bestimmten Fällen ist es sinnvoller, einen Kontakt zu anonymisieren, anstatt ihn vollständig zu löschen. Dies ist nützlich, um historische Daten für Berichte beizubehalten, während die Identität des Kontakts entfernt wird. HubSpot bietet hierfür eine spezifische Funktion.

Verantwortlichkeiten und interne Richtlinien

Neben den technischen Funktionen in HubSpot ist es entscheidend, dass dein Unternehmen interne Richtlinien und Prozesse etabliert, um die DSGVO-Konformität zu gewährleisten.

• Schulung der Mitarbeiter: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter, die mit HubSpot arbeiten (Marketing, Vertrieb, Service), die DSGVO-Anforderungen und die Prozesse zur Datenverarbeitung kennen.
• Datenverarbeitungsvertrag (DPA): Schließe mit HubSpot einen Datenverarbeitungsvertrag ab, der die Rollen und Verantwortlichkeiten im Hinblick auf die Datenverarbeitung regelt. HubSpot ist in diesem Fall dein Auftragsverarbeiter.
• Datenschutzbeauftragter: Benenne bei Bedarf einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten.
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe regelmäßig deine Datenverarbeitungsaktivitäten und -praktiken, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Datenschutzbestimmungen entsprechen.
• Transparenz: Sei transparent darüber, wie du Daten sammelst, speicherst und verwendest, z. B. durch eine klare und zugängliche Datenschutzerklärung auf deiner Website.

Die Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein Zeichen für Vertrauen und Professionalität. Indem du die Funktionen von HubSpot zur Einwilligungsverwaltung und Datenlöschung nutzt und interne Richtlinien implementierst, kannst du sicherstellen, dass deine Kontaktverwaltung sicher, transparent und rechtskonform ist. Das schafft Vertrauen bei deinen Kunden und schützt dein Unternehmen vor möglichen Strafen.

Berichterstattung und Analyse: Performance-Messung mit Kontaktdaten

Die Fülle der in HubSpot über Kontakte gesammelten Daten ist eine Goldmine für Berichterstattung und Analyse. Wenn du verstehst, wie du diese Daten interpretierst, kannst du die Effektivität deiner Marketing-, Vertriebs- und Serviceaktivitäten messen, Engpässe erkennen und fundierte Entscheidungen zur Optimierung treffen.

Standard-Berichte zur Kontakt-Performance

HubSpot bietet eine Vielzahl von vorgefertigten Berichten, die dir einen schnellen Überblick über wichtige Kontakt-Metriken geben. Detailliertes targeting facebook

• Kontakte nach Lebenszyklusphase: Zeigt die Anzahl der Kontakte in jeder Phase des Kundenlebenszyklus (Lead, MQL, SQL, Kunde etc.). Dies ist entscheidend, um den Fluss von Leads durch deinen Funnel zu verstehen und Engpässe zu identifizieren.
  • Einblick: Wenn du viele Leads, aber wenige MQLs hast, deutet das auf Schwächen in deiner Lead-Nurturing-Strategie hin.
• Quellenbericht der Kontakte: Zeigt, über welche Kanäle (organische Suche, Social Media, Direktverkehr, E-Mail-Marketing, bezahlte Anzeigen etc.) deine Kontakte gewonnen wurden.
  • Einblick: Hilft dir, die effektivsten Marketingkanäle zu identifizieren und dein Budget entsprechend zu verteilen. Eine Studie von HubSpot zeigt, dass Inbound-Marketing-Strategien, die oft organische Quellen nutzen, bis zu 61% kostengünstiger sind als Outbound-Methoden.
• Engagement-Berichte (E-Mail, Website): Zeigen Öffnungs- und Klickraten deiner E-Mails, Website-Besuche pro Kontakt und andere Interaktionsmetriken.
  • Einblick: Hilft dir, die Relevanz deiner Inhalte und die Effektivität deiner Kommunikationsstrategien zu bewerten.
• Berichte zur Lead-Qualifizierung: Zeigt, wie viele Leads zu MQLs und SQLs konvertiert werden und wie lange dieser Prozess dauert.
  • Einblick: Essentiell für die Abstimmung zwischen Marketing und Vertrieb und die Optimierung des Lead-Qualifizierungsprozesses.
• Vertriebsaktivitäten nach Kontakt: Zeigt, welche Vertriebsaktivitäten (Anrufe, E-Mails, Meetings) mit welchen Kontakten durchgeführt wurden.
  • Einblick: Hilft Vertriebsleitern, die Produktivität des Teams zu überwachen und Coaching-Möglichkeiten zu erkennen.

Benutzerdefinierte Berichte und Dashboards

Für spezifischere Fragestellungen und tiefere Einblicke kannst du in HubSpot benutzerdefinierte Berichte erstellen und diese in Dashboards zusammenfassen.

• Berichts-Builder nutzen:
  • Navigiere zu Berichte > Berichte.
  • Klicke auf Benutzerdefinierten Bericht erstellen.
  • Wähle die Objekte aus, die du analysieren möchtest (z. B. Kontakte und Deals).
  • Wähle die Metriken (z. B. Anzahl der Kontakte, Umsatz) und Dimensionen (z. B. Lebenszyklusphase, Originale Quelle, Eigenschaft: Branche) aus, nach denen du deine Daten gruppieren möchtest.
  • Filtere die Daten nach Bedarf (z. B. Lebenszyklusphase ist Kunde, Erstellungsdatum ist im letzten Quartal).
  • Wähle die Visualisierung (Balkendiagramm, Liniendiagramm, Tabelle etc.).
• Beispiele für benutzerdefinierte Berichte:
  • „Anzahl der neuen MQLs pro Quelle pro Monat“: Zeigt, welche Marketingkanäle die meisten qualifizierten Leads generieren.
  • „Umsatz pro Kundenbranche“: Identifiziert, welche Branchen den höchsten Wert generieren, um Marketing- und Vertriebsanstrengungen zu fokussieren.
  • „Durchschnittliche Zeit von Lead zu Kunde“: Misst die Effizienz des gesamten Sales Funnels.
  • „Anzahl der Support-Tickets pro Kunde pro Monat“: Zeigt, welche Kunden möglicherweise mehr Unterstützung benötigen oder wo es wiederkehrende Produktprobleme gibt.
• Dashboards erstellen:
  • Fasse relevante Berichte in Dashboards zusammen, um einen schnellen Überblick über die Performance in bestimmten Bereichen zu erhalten (z. B. Marketing-Dashboard, Vertriebs-Pipeline-Dashboard, Service-Performance-Dashboard).
  • Dashboards können für verschiedene Teams oder Rollen angepasst werden.
  • Vorteile: Zentralisierte Ansicht wichtiger KPIs, einfache Überwachung des Fortschritts, Unterstützung datengestützter Entscheidungen.

Metriken zur Erfolgsmessung

Bei der Analyse deiner Kontaktdaten gibt es einige Schlüsselmetriken, auf die du besonders achten solltest:

• Konversionsraten:
  • Lead-zu-MQL-Konversionsrate
  • MQL-zu-SQL-Konversionsrate
  • SQL-zu-Opportunity-Konversionsrate
  • Opportunity-zu-Kunde-Konversionsrate
  • Diese Raten geben Aufschluss über die Effizienz jedes Schrittes in deinem Funnel.
• Kundenakquisitionskosten (CAC):
  • Berechne die Kosten, die anfallen, um einen neuen Kunden zu gewinnen, indem du die Marketing- und Vertriebskosten durch die Anzahl der gewonnenen Kunden teilst.
• Customer Lifetime Value (CLV):
  • Schätze den Gesamtumsatz, den ein Kunde im Laufe seiner Beziehung mit deinem Unternehmen generieren wird. Dies hilft dir, den Wert deiner Kontakte zu bewerten und die Rentabilität deiner Investitionen zu verstehen.
• Abwanderungsrate (Churn Rate):
  • Anteil der Kunden, die in einem bestimmten Zeitraum abgewandert sind. Wichtig für den Service und die Kundenbindung.

Indem du diese Metriken kontinuierlich über deine HubSpot-Kontaktdaten verfolgst und analysierst, kannst du nicht nur die aktuelle Performance messen, sondern auch datengestützte Strategien entwickeln, um deine Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und nachhaltiges Wachstum zu erzielen.

Erweiterte Kontaktfunktionen und Integrationen: Das volle Potenzial ausschöpfen

HubSpot bietet über die Kernfunktionen hinaus eine Reihe von erweiterten Möglichkeiten und Integrationen, die es dir erlauben, das volle Potenzial deiner Kontaktverwaltung auszuschöpfen. Diese Funktionen ermöglichen es dir, noch tiefer in die Personalisierung einzusteigen, die Effizienz zu steigern und deine Daten mit anderen Systemen zu synchronisieren.

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Workflows zur Kontaktautomatisierung

HubSpot-Workflows sind die Automatisierungszentrale, die es dir erlaubt, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und personalisierte Interaktionen basierend auf Kontaktverhalten oder -eigenschaften auszulösen.

• Lead-Nurturing-Workflows:
  • Sende automatisch eine Serie von E-Mails an neue Leads, die auf bestimmten Kriterien basieren (z. B. Download eines E-Books, Besuch einer bestimmten Seite).
  • Beispiel: Ein Kontakt füllt ein Formular aus, um ein Whitepaper herunterzuladen. Ein Workflow sendet ihm über die nächsten Wochen automatisch 3-4 E-Mails mit weiteren relevanten Inhalten, um ihn zu qualifizieren.
• Interne Benachrichtigungen:
  • Erstelle Workflows, die automatische Benachrichtigungen an Vertriebsmitarbeiter senden, wenn ein Lead eine bestimmte Aktivität ausführt (z. B. besucht die Preisseite mehrfach, erreicht einen bestimmten Lead-Score).
  • Vorteile: Vertriebsmitarbeiter können Hot Leads sofort nachverfolgen.
• Datenverwaltung und -bereinigung:
  • Automatisiere die Aktualisierung von Kontakteigenschaften basierend auf bestimmten Bedingungen (z. B. setze die Lebenszyklusphase auf „Kunde“, wenn ein Deal den Status „Geschlossen-gewonnen“ erreicht).
  • Bereinige inaktive Kontakte oder verschiebe sie in eine Reaktivierungs-Kampagne.
• Aufgabenautomatisierung:
  • Erstelle automatisch Aufgaben für dein Team basierend auf Kontaktaktionen (z. B. „Rufe Kontakt an, um ihn zu qualifizieren, nachdem er 5 E-Mails geöffnet hat“).
• Personalisierung von Inhalten:
  • Aktiviere Smart Content auf deiner Website oder in E-Mails basierend auf Kontakt-Eigenschaften, die durch Workflows gesetzt wurden.
• Vorteile von Workflows:
  • Skalierbarkeit: Du kannst eine große Anzahl von Leads und Kunden mit personalisierten Interaktionen verwalten, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist.
  • Effizienz: Spart Zeit für Marketing, Vertrieb und Service.
  • Konsistenz: Stellt sicher, dass die Kommunikation konsistent und pünktlich erfolgt.
  • Bessere Kundenerfahrung: Kontakte erhalten immer die relevantesten Informationen zur richtigen Zeit.

Lead-Scoring und Priorisierung

Lead-Scoring hilft dir, die vielversprechendsten Kontakte zu identifizieren und dem Vertrieb zu priorisieren. Du kannst einen numerischen Score basierend auf positiven und negativen Attributen und Verhaltensweisen vergeben.

• Definition von Scoring-Regeln:
  • Weise Punkte für bestimmte Aktionen zu (z. B. +5 Punkte für den Besuch der Preisseite, +10 Punkte für das Ausfüllen eines Demo-Formulars).
  • Ziehe Punkte ab für negative Aktionen (z. B. -3 Punkte für das Abmelden von einer E-Mail-Liste) oder veraltete Informationen.
  • Berücksichtige auch demografische und firmografische Daten (z. B. +20 Punkte wenn die Branche Software ist und die Mitarbeiterzahl >50).
• Anwendung im Vertrieb:
  • Setze einen Schwellenwert (z. B. 50 Punkte), ab dem ein Lead als Marketing Qualified Lead (MQL) gilt und an den Vertrieb übergeben wird.
  • Vertriebsmitarbeiter können ihre Listen nach Lead-Score sortieren, um die heißesten Leads zuerst zu bearbeiten.
• Vorteile:
  • Fokus des Vertriebs: Stellt sicher, dass der Vertrieb seine Zeit auf die Kontakte mit der höchsten Konversionswahrscheinlichkeit konzentriert.
  • Bessere Marketing-Qualifizierung: Marketing kann seine Strategien anpassen, um Leads zu generieren, die eher die Kriterien für hohe Scores erfüllen.
  • Verbesserte Übergabe: Klare Kriterien für die Übergabe von Marketing an Vertrieb.

Integrationen mit Drittanbieter-Tools

HubSpot bietet einen umfangreichen App Marketplace mit hunderten von Integrationen, die die Funktionalität deiner Kontaktverwaltung erweitern und die Datensynchronisation mit anderen Systemen ermöglichen.

• Integrationen für E-Commerce:
  • Verbinde HubSpot mit Plattformen wie Shopify oder WooCommerce, um Kundendaten, Bestellhistorien und Warenkorbabbrüche zu synchronisieren.
  • Vorteil: Ermöglicht personalisiertes Marketing und Service basierend auf Kaufverhalten.
• Integrationen für Buchhaltung/ERP:
  • Synchronisiere Kundendaten und Rechnungsstatus mit Systemen wie SAP oder Salesforce.
  • Vorteil: Einheitliche Kundendaten über alle Abteilungen hinweg.
• Integrationen für Kommunikation und Support:
  • Verbinde Tools für Telefonsysteme (VoIP), Videositzungen (Zoom) oder spezielle Helpdesk-Lösungen.
  • Vorteil: Alle Kommunikationsdaten werden zentral im Kontaktprofil erfasst.
• Integrationen für Event-Management/Webinare:
  • Synchronisiere Teilnehmerlisten von Event-Plattformen wie Eventbrite oder GoToWebinar.
  • Vorteil: Automatische Erstellung von Kontakten und Nachverfolgung der Event-Teilnahme.
• Kundenspezifische Integrationen über die API:
  • Wenn es keine fertige Integration gibt, kannst du oder ein Entwickler die leistungsstarke HubSpot API nutzen, um benutzerdefinierte Integrationen mit praktisch jedem anderen System zu erstellen.
• Vorteile von Integrationen:
  • Datenfluss: Automatisierte und konsistente Datensynchronisation zwischen verschiedenen Systemen.
  • Vermeidung von Datensilos: Alle relevanten Kundendaten sind an einem zentralen Ort verfügbar.
  • Automatisierung: Triggere Aktionen in HubSpot basierend auf Ereignissen in anderen Systemen und umgekehrt.
  • Effizienz: Reduziert manuelle Datenübertragung und Fehler.

Durch die Nutzung dieser erweiterten Funktionen und Integrationen kannst du deine Kontaktverwaltung in HubSpot auf ein neues Niveau heben, komplexere Szenarien automatisieren und eine noch tiefere, personalisierte Beziehung zu deinen Kunden aufbauen, was sich direkt auf deine Geschäftsziele auswirkt.

Häufig gestellte Fragen zu HubSpot Kontakten

Was ist ein Kontakt in HubSpot?

Ein Kontakt in HubSpot ist eine individuelle Person, die mit deinem Unternehmen interagiert hat oder potenziell interagieren könnte. Es ist ein dynamisches Profil, das alle relevanten Informationen und die gesamte Historie der Interaktionen mit dieser Person sammelt.

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Wie erstelle ich einen neuen Kontakt in HubSpot?

Du kannst einen neuen Kontakt manuell über den Button „Kontakt erstellen“ in der Kontaktübersicht, automatisch über Formularübermittlungen auf deiner Website oder durch den Import einer CSV-Datei erstellen.

Wie importiere ich eine Liste von Kontakten in HubSpot?

Ja, du kannst Kontakte über eine CSV-Datei importieren. Navigiere zu „Kontakte“ > „Kontakte“, klicke auf „Importieren“ und folge den Anweisungen, um deine CSV-Datei hochzuladen und die Spalten den HubSpot-Eigenschaften zuzuordnen.

Was sind Kontakteigenschaften in HubSpot?

Kontakteigenschaften sind Felder, in denen du Informationen über deine Kontakte speicherst, wie Name, E-Mail, Telefonnummer oder benutzerdefinierte Felder wie Branche oder bevorzugtes Produkt. Sie sind entscheidend für die Segmentierung und Personalisierung.

Kann ich benutzerdefinierte Kontakteigenschaften in HubSpot erstellen?

Ja, du kannst benutzerdefinierte Kontakteigenschaften erstellen, um spezifische Daten zu erfassen, die nicht durch die Standardeigenschaften abgedeckt werden. Dies geschieht unter „Einstellungen“ > „Eigenschaften“. Mind map programme

Was ist der Unterschied zwischen einer statischen und einer aktiven Liste in HubSpot?

Eine statische Liste ist eine feste Momentaufnahme von Kontakten zu einem bestimmten Zeitpunkt, die sich nicht automatisch aktualisiert. Eine aktive Liste ist dynamisch und aktualisiert sich automatisch, wenn Kontakte die festgelegten Kriterien erfüllen oder nicht mehr erfüllen.

Wie segmentiere ich meine Kontakte in HubSpot?

Du segmentierst Kontakte, indem du Listen basierend auf Eigenschaften (z.B. Lebenszyklusphase, Ort) oder Verhaltensweisen (z.B. Website-Besuche, E-Mail-Öffnungen) erstellst. Du kannst komplexe Filterkriterien verwenden.

Wie verknüpfe ich Kontakte mit Unternehmen in HubSpot?

Kontakte werden in der Regel automatisch mit Unternehmen verknüpft, wenn die E-Mail-Domain übereinstimmt. Du kannst Kontakte auch manuell in den Kontakt- oder Unternehmensprofilen verknüpfen oder beim Import zuordnen.

Warum ist die Verknüpfung von Kontakten mit Deals wichtig?

Die Verknüpfung von Kontakten mit Deals ermöglicht es dir, zu sehen, welche Personen an einer Verkaufschance beteiligt sind, den Vertriebsfortschritt zu verfolgen, die Kommunikation zu personalisieren und genaue Umsatzprognosen zu erstellen.

Können Service-Mitarbeiter auf die Historie eines Kontakts zugreifen?

Ja, im Service Hub haben Service-Mitarbeiter direkten Zugriff auf die gesamte Historie eines Kontakts, einschließlich Marketing-Interaktionen, Deal-Historie und früheren Support-Tickets, um kontextualisierten Support zu bieten. Warum hubspot

Wie hilft HubSpot bei der DSGVO-Konformität von Kontaktdaten?

HubSpot bietet Funktionen wie Opt-in-Felder in Formularen, die Verwaltung von E-Mail-Abonnement-Typen und Tools zur Bearbeitung von Datenzugriffs- und Löschungsanfragen, um die Einhaltung der DSGVO zu unterstützen.

Kann ich in HubSpot die Einwilligung meiner Kontakte für Marketingzwecke erfassen?

Ja, du kannst in HubSpot-Formularen Checkboxen für die Einwilligung hinzufügen, die mit den Einwilligungsfeldern in den HubSpot-Einstellungen verknüpft sind, um die Zustimmung deiner Kontakte zu erfassen.

Wie kann ich einen Kontakt in HubSpot dauerhaft löschen?

Navigiere zum Kontaktprofil, klicke auf „Aktionen“ und wähle „Löschen“. Beachte, dass dies dauerhaft ist und alle zugehörigen Daten (Deals, Tickets) ebenfalls betroffen sein können. HubSpot bietet auch eine Anonymisierungsoption.

Welche Berichte kann ich über meine Kontakte in HubSpot erstellen?

Du kannst Standardberichte zur Lebenszyklusphase, Kontaktquellen und Engagement erstellen. Darüber hinaus kannst du benutzerdefinierte Berichte erstellen, um die Performance deiner Kontakte basierend auf praktisch jeder Eigenschaft oder jedem Verhalten zu analysieren.

Was ist Lead-Scoring in HubSpot?

Lead-Scoring ist eine Methode, um Kontakte basierend auf ihren Eigenschaften und Verhaltensweisen mit numerischen Punkten zu bewerten. Dies hilft dem Vertrieb, die vielversprechendsten Leads zu priorisieren. Lead kampagne facebook

Kann ich Marketing-E-Mails an eine bestimmte Gruppe von Kontakten senden?

Ja, indem du eine segmentierte Liste erstellst, kannst du gezielte Marketing-E-Mails an diese spezifische Gruppe von Kontakten senden, was die Relevanz und Effektivität deiner Kampagnen erhöht.

Wie automatisiere ich Aufgaben im Zusammenhang mit Kontakten in HubSpot?

Du kannst Workflows in HubSpot nutzen, um Aufgaben automatisch für dein Team zu erstellen, wenn bestimmte Bedingungen für einen Kontakt erfüllt sind (z.B. „Rufe Kontakt an, wenn er unser Demo-Formular ausgefüllt hat“).

Kann ich die Interaktionen eines Kontakts mit meiner Website verfolgen?

Ja, HubSpot verfolgt automatisch Website-Besuche, Seitenaufrufe und Formularübermittlungen von Kontakten, sobald sie mit einem Cookie identifiziert wurden. Diese Daten sind im Kontaktprofil sichtbar.

Unterstützt HubSpot Integrationen mit anderen Systemen?

Ja, HubSpot bietet einen umfangreichen App Marketplace mit Integrationen zu Hunderten von Drittanbieter-Tools (z.B. E-Commerce-Plattformen, Buchhaltungssysteme) und eine leistungsstarke API für benutzerdefinierte Integrationen.

Was passiert mit einem Kontakt, der sich von E-Mails abmeldet?

Wenn sich ein Kontakt von E-Mails abmeldet, wird er auf die „Abgemeldet“-Liste gesetzt, und du kannst ihm keine Marketing-E-Mails mehr senden. Das Kontaktprofil bleibt jedoch im CRM erhalten, es sei denn, der Kontakt fordert eine vollständige Löschung an.

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